|
||||||
| 個人情報保護の取り組みについて | ||||||
| 1.個人情報の取り扱いに関する方針 2.個人情報の利用目的 3.個人情報の第三者提供・共同利用 4.個人情報の適正な取得 5.個人情報の開示等 6.お問合せ及び苦情等の受付窓口 湘南企画（以下、｢弊社｣といいます。）は、インターネット活用支援事業（ネットインフラ事業）等の運営に際して、 個人情報の保護に関する非常に大きな役割を担っていると認識しており、「個人情報の取り扱いに関する方針」を以下 のとおり定め、個人情報の保護について積極的に取り組んでまいります。 1.個人情報の取り扱いに関する方針 弊社は法令、「電気通信事業における個人情報保護に関するガイドライン」（以下、「ガイドライン」といいます。） 及び社内諸規程等の諸規定を遵守し、企業活動の上で取り扱う個人情報について、これを適切に管理、保護し、お客様、 取引先及び弊社の社員等（以下、｢従業者｣といいます。）の利害関係者（以下、「お客様等」といいます。」）が安心 できる個人情報保護体制の運用・向上を目的として、プライバシーポリシーを以下のように定めます。 （法令等の遵守） 弊社はお客様等の個人情報の取得、利用その他一切の取り扱いについて、個人情報の保護に関する法律、通信の秘密に 係る電気通信事業法の規定その他の関連法令、電気通信事業における個人情報保護に関するガイドライン及びこの プライバシーポリシーを遵守します。 （利用目的の特定及び公表） 弊社は、弊社が取得したお客様等の個人情報の利用目的を可能な限り特定した上、予め公表します。また、お客様等から 契約書等の書面に記載された個人情報を直接取得する場合は、予めお客様等に対して利用目的を明示します。 （利用目的の範囲内での利用） 弊社は、予め特定し公表した利用目的の達成に必要な範囲内でのみお客様等の個人情報を取り扱います。 但し、ガイドライン第６条第３項各号の一に該当する場合は、予め特定し公表した利用目的の達成に必要な範囲を超えて お客様等の個人情報を取り扱うことがあります。 （保存期間） 弊社は法令で別段の定めがある場合を除き、利用目的に必要な範囲内でお客様等の個人情報の保存期間を定め、 保存期間経過後又は利用目的達成後はお客様等の個人情報を遅滞なく消去します。 但し、ガイドライン第１０条第２項各号の一に該当する場合はこの限りではありません。 （安全管理措置） 弊社はお客様等の個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、不正なアクセス、改ざん、漏洩、滅失及び 毀損から保護するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。 （従業者の監督） 弊社はお客様等の個人情報の安全管理が図られるよう従業者に対する必要かつ適切な監督をします。 また、従業者に対して個人情報の適正な取り扱いの確保のために必要な教育研修を実施します。 （委託先の監督） 弊社はお客様等の個人情報の取り扱いの全部又は一部を利用目的の範囲内で第三者に委託する場合があります。 委託先の選定にあたって、個人情報を適正に取り扱っていることを確認し、個人情報の適正な取り扱いを求めます。 また、当該契約には個人情報の取り扱いの監査に関する項目を含めるなど、必要かつ適切な監督を行います。 （第三者への提供） 弊社はガイドライン第１５条第１項各号に掲げる場合、及び法令に別段の定めがある場合を除き、お客様等の同意を得ない 場合は、第三者にお客様等の個人情報を提供することはありません。 （開示等の請求等） お客様等が個人情報の利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、追加若しくは削除又は個人情報の利用若しくは第三者 への提供の停止を希望される場合は、弊社所定の手続きに従ってご請求下さい。 （苦情処理） 弊社は、個人情報の取り扱いに関するお客様等からの苦情その他お問合せについて迅速かつ適切に対応します。 （漏洩発生時の対応） お客様等の個人情報の漏洩が発生した場合には、事実関係を速やかにお客様等に通知し、迅速かつ適切に対応します。 （継続的改善） 弊社は、個人情報保護に関する内部規定の整備、従業者教育及び内部監査の実施などを通じて、社内における個人情報 の取り扱いについて継続的な改善に努めます。 2005年7月1日 湘南企画 最高執行役員（ＣＥＯ） 高橋和久 2.個人情報の利用目的 弊社は、個人情報を、以下の利用目的の範囲内で取り扱います。 Hosting Japanでは、取得した個人情報を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。 1) ドメイン登録や契約更新、情報変更の手続き時に、レジストリまたはその業務を代行する機関へドメイン登録情報の一部 として送信するため。 2) ドメインの登録情報として、ICANN及びレジストリまたはそれらの業務を代行する機関との契約に基づきWhoisにて公開 するため。 3) 会員が本サービスを利用する際に、弊社が当該会員宛に送信する電子メール・郵便等の宛先として利用するため。 4) 弊社が、会員に対し「ドメインの登録状況」「レンタルサーバーの利用状況」「サービス利用料金の課金状況」について 電子メール・郵便・電話等の方法を用いて通知するため。 5) 本サービスの運営や提供に関する各種情報を、会員に対し電子メール・郵便等の方法を用いて通知するため。 6) 弊社が提供する本サービス以外のサービスまたは弊社の関連会社が提供するサービスに関する各種情報を、会員に 対して電子メール・郵便等の方法を用いて通知するため。 7) 弊社の提携先が提供するサービスに関する各種情報を、会員に対し電子メール・郵便等の方法を用いて通知するため。 8) 弊社または弊社の関連会社が提供するサービス改善を図るため、アンケート調査および分析を行うため。 9) 本サービスに関するキャンペーンおよび抽選により景品等の送付を行うため。 10) 会員から請求があり、かつ弊社がその請求が会員本人からのものであることを確認できた場合に開示するため。 11) 国内外の公的機関から請求があった場合に、本サービスの会員に関する情報として開示するため。 12) ICANN、レジストリ、レジストラまたはそれらの業務を代行する機関から請求があった場合に、本サービスの会員に 関する情報として開示するため。 13) その他、弊社が会員から事前に同意を得た範囲内で弊社が利用するため。 3.個人情報の第三者提供・共同利用 以下に公表する場合を除き、個人情報を第三者提供・共同利用することはございません。 1) 弊社は取得した個人情報を、下記の通り提供又は共同利用させていただいております。なお、第三者提供又は共同 利用される個人情報については弊社が責任をもって管理するものとし、お問合せは弊社お問合せ窓口で受け付けて おります。 提供先 提供する個人情報 (利用目的:個人情報の利用目的1)2)12)に準ずる) VeriSign,Inc. 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス NeuLevel,Inc. 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス Afilias Lmt 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス China Network Infomation Ceuter 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス Public Interrest Registry 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス Global Name Registry 氏名、組織名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス 株式会社日本レジストリサービス 氏名、組織名、部署名、役職名、住所、電話番号、FAX番号、E-メールアドレス （順不同） 4.個人情報の適正な取得 1) 弊社は個人情報を正しい手段で必要な範囲に限り取得します。 2) 弊社はお客様の端末を特定する目的でクッキーを設定することがあります。 弊社はクッキーと特定の弊社サービスの利用のためのID、パスワード、アカウント、IPアドレスとの組み合わせにより、 特定されたお客様の弊社サービスの利用状況を個人情報として取り扱います。これらの情報は予め公表する個人情報 の利用目的に記載されている目的のみに利用されます。 3) 弊社がお客様にお届けする各種サービスの案内メール等の中には、お客様を識別する暗号化されたパラメータ付きの URL（個別URL）をご案内するものがあり、弊社が各種サービスにおいて、その個別URLを用いて収集されるお客様の 閲覧情報を利用する場合がありますが、これらの情報は弊社が予め公表する個人情報の利用目的に記載されている 目的に利用されます。 5.個人情報の開示等 1) 弊社は、ご本人が個人情報について開示、訂正・削除、利用目的の通知を希望する場合は、個人情報保護法第２５条 及び第２６条に則り、2）以下に弊社が定める手続きに従って、合理的な範囲ですみやかに対応いたします。 またご本人のデータが存在しないときにも、遅延なくその旨を通知します。 2) 開示等のご請求につきましては、以下のとおり行います。 なお、電話、Fax、E-mail、面会、弊社からの訪問等、以下の方法以外による請求は受け付けしておりませんので、 予めご了承下さい。 (1) 弊社所定の用紙（個人情報開示請求書・個人情報の内容の訂正等請求書・利用目的通知請求書）を請求して下さい。 (2) 上記(1)の個人情報開示請求書・個人情報の内容の訂正等請求書・利用目的通知請求書に必要事項をご記入下さい。 (3) ご本人が手続きをされる場合は、以下の書類をご用意下さい。 I ) 住民票写しの原本、又は外国人登録原票写しの原本（開示等の請求をする日前１ヶ月以内に作成されたもの）及び、 以下のいずれか１つ II) 運転免許証の写し III) パスポートの写し IV) 健康保険証の写し V) 年金手帳の写し VI) 外国人登録証明書の写し (4) 代理人の方が手続きをされる場合は、以下の書類をご用意下さい。 I) ご本人の住民票写しの原本 II) 委任状 III) 委任状の作成に用いられたご本人の印鑑証明書原本 ※ 法定代理人である場合は、上記(4)I)〜III)に代えて、その資格を証明する書類（戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の 証明書、又は登記事項証明書等であって、開示の請求をする日前１ヶ月以内に作成されたもの）をご用意下さい。 及び、以下のいずれか１つ IV) 代理人の運転免許証の写し V) 代理人のパスポートの写し VI) 代理人の健康保険証の写し VII) 代理人の年金手帳の写し VIII) 代理人の外国人登録証明書の写し (5)上記(2)及び(3)（代理人の方がご請求の場合は(4)）の書類を以下の宛先に簡易書留郵便又は配達証明付書留郵便 にてお送り下さい。 宛先は以下の通りです。 ■送付先住所 〒250-0216 神奈川県小田原市高田１５１−２ ■送付宛先 湘南企画 リスク管理本部 ■各種請求書の請求先 湘南企画 リスク管理本部 (6) お送りいただいた書類をもとに本人確認を行った後、「利用目的の通知」または「保有個人データの開示」をご請求 される方につきましては、弊社より事務手数料の請求書を送付いたしますので、当該請求書記載の銀行口座に事務手 数料をお振り込み下さい。なお、振込手数料は、お客様の負担とさせていただきますのでご了承下さい。事務手数料 は1サービスの開示毎に発生します。 「利用目的の通知」または「保有個人データの開示」以外をご請求の方につきましては、本人確認後、速やかに対応 させていただきます。 ■事務手数料 5,250円（税込） (7) 「利用目的の通知」または「保有個人データの開示」をご請求される方につきましては、弊社で入金確認の手続後、 後日配達証明付書留郵便にてご回答申し上げます。 ※なお、弊社からの回答に関してご不明の点がございましたら、6.お問合せ窓口までお問合せ下さい。 後日、弊社よりご連絡申し上げます。 6.お問合せ及び苦情等の受付窓口 弊社が取得した個人情報に関する苦情、開示等の請求に関するお問合せ等については、下記の「お問合せ窓口」宛に お申し出下さい。この方法によらない苦情等の受付（弊社に直接お越しいただいた場合も含みます）には対応いたし かねますので、ご了承下さい。 ■各サービス問合せ窓口 湘南企画 リスク管理本部 ※「認定個人情報保護団体について」 当社は下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。 当社の個人情報の取り扱いに関する苦情等については、下記苦情・相談窓口に解決の申し出をすることもできます。 名称 電気通信個人情報保護推進センター 苦情・相談受付窓口 住所 東京都豊島区巣鴨2-11-1 巣鴨室町ビル (財団法人 日本データ通信協会内) 電話番号 03-5907-3803 受付時間 10:00 〜 17:00 (土曜・日曜・祝祭日・年末年始は除く) 以上 |
||||||
